ADRESSEN-MANAGER |
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D O K U M E N T A T I O N |
| I. ALLGEMEINE KURZBESCHREIBUNG: | |
| Die Eingabemaske besteht aus 5 Hauptgruppen | |
| 1. FIRMENDATEN/FUNKTIONSBUTTONS | |
| mit den Datenfeldern: | Firma, Adresse, Postleitzahl, Ort, WEB-Page, Tel-Nr., Firmen E-Mailadresse, Mitarbeiter (Ges), EDV-Team (Ma), Kundeninteresse (Unbekannt/Ja/Nein), Branche und GF (Geschäftsführung). |
| Die Navigation erfolgt entweder mittels der Pfeiltasten | |
| <-- Ein Datensatz rückwärts --> Ein Datensatz vorwärts oder durch Eingabe der Datensatznummer | |
| LIST | listet alle Firmen mit definiertem Suchbegriff vom Eingabefeld FIRMA. (Die Länge der Liste ist bei dem Feld ANZEIGE einstellbar, Standard 15 Elemente). |
| DB-ABFRAGE | wie LIST, jedoch zusätzlich mit Kriterienauswahl. |
| INSERT | fügt einen neuen Datensatz ein. |
| UPDATE | ändert einen vorhandenen Datensatz. |
| DESCR. | Description - erstellt ein Beschreibungsfeld mit 16.000 Zeichen. |
| DELETE | löscht einen Datensatz. |
| SEARCH | sucht den ersten Datensatz, in dem der Suchbegriff im Feld Firma vorkommt. |
| NEW | stellt eine leere Eingabemaske für LIST, INSERT oder SEARCH zur Verfügung. |
| EASY | Adressensuche mit einfacher Eingabemaske und Kriterienauswahl |
| (komplexe Adressensuche - Siehe DB-ABFRAGE) | |
| BS-MASKE/EDIT | ändert die frei definierbaren Felder (Siehe Punkt 4). |
| IMPORT | Import von Datenbanksicherungen. |
| EXPORT | Export der Datenbanken bzw. Datenexport über die CSV-Schnittstelle für die Weiterbearbeitung mit MS-Excel. |
| REORG | Daten-Reorganisation / Konsistenzprüfung. |
| 2. KATEGORIEN | |
| KATEGORIE 1-4 und zugeordnete TERMINE | |
| 3. ANSPRECHPARTNER | |
| ANSPRECHPARTNER 1-3, E-MAIL (Ansprechpartner), TEL (Ansprechpartner), ABTEILUNG (Ansprechpartner), BEM (Bemerkung für jeden Ansprechpartner). | |
| 4. FREI DEFINIERBARE FELDER | |
| Es kann ein Block mit 12 Feldern frei definiert werden. - Standardmäßig sind die Felder mit: | |
| Zulieferant 1-3 Lieferant 1-3 / Info 1 Lieferant 1-3 / Info 2 Lieferant 1-3 / Info 3 belegt. | |
| 5. BEMERKUNGSFELD |
| Es können Texte bis zu max. 9.000 Zeichen eingegeben werden. |
| II. SCHNELLSTART-ANLEITUNG | ||
| NEUEINGABE: | ||
| - mit NEW leere Datenfelder erzeugen | ||
| - Daten (Firma, Adresse, u.s.w.) eingeben. | ||
| - optionell: | DESCR. - Eingabe einer längeren Beschreibung (16.000 Zeichen) - Copy/Paste Funktion | |
| - Branchenauswahl | SEL Auswahl (Wahl:XX) -> wenn nicht vorhanden -> neue Branche definieren und mit OK sichern. | |
| Datensatz mit INSERT speichern. | ||
| ÄNDERN: | ||
| Firmenbezeichnung (ähnlicher Wortlaut) eingeben -> SEARCH | ||
| Sollte nicht die gewünschte Firmenbezeichnung angezeigt werden -> LIST | ||
| Korrekte Firmenbezeichnung auswählen ->ID | ||
| Die gewünschten Änderungen durchführen und mit -> UPDATE sichern | ||
| LÖSCHEN: | ||
| Unternehmen eingeben -> SEARCH bzw. -> LIST | ||
| -> DELETE und bestätigen (Sollte nicht die richtige Auswahl getroffen sein <-- oder -->) | ||
| SUCHEN: | ||
| Variante 1: | Suchbegriff im Feldtyp Firma eingeben => SEARCH | |
| Ausgabe: | Die nächste Firma in alphabetischer Reihenfolge. | |
| Variante 2: | Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => LIST | |
| Ausgabe: | Alle Firmen, die den Suchstring enthalten - Mit Anwahl der zugeordnetet ID | |
| können Detailinformationen eingesehen werden. | ||
| Variante 3: | Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => DB-ABFRAGEN | |
| Ausgabe: | Suchkriterien ORT,POSTLEITZAHL,MITARBEITER-ANZAHL u.s.w. spezifizieren => SORTIEREN | |
| Mit Anwahl der zugeordnetet ID können Detailinformationen eingesehen werden. | ||
| EXPORTFUNKTION-CSV (MS-Excel): | ||
| Variante 1: | Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => LIST => CSV | |
| Variante 2: | Suchbegriff im Feldtype Firma eingeben => DB-ABFRAGEN => CSV | |
| Variante 3: | Mit Anwahl von EXPORT stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: | |
| => | Export der gesamten Unternehmensdatenbank (Siehe IMPORT), | |
| => | Export der gesamten Branchendatenbank (Siehe IMPORT), | |
| => | Export der gesamten Descriptiondatenbank (Siehe IMPORT), | |
| => | Export aller Firmendaten -> MS-Excel | |
| => | Export aller Firmen für die eine der 4 möglichen Kategorien zutrifft. -> MS-Excel | |
| So können z.B. verschiedenen Unternehmen die Kategorie Aussendung Flyer1 zugeordnet werden, | ||
| die mit dieser Abfrage in Form einer gemeinsamen Liste zusammengefaßt werden können. | ||
| Der Feldtyp Kategorie kann für jede erdenkliche Variante verwendet werden, so | ||
| z.B.Firmenneugründungen, Kennzeichnung von Mitbewerbsfirmen,Zentrale oder Filiale, | ||
| besonderes Interesse u.v.m. | ||
| Dieser Abfragetype ist auch unter DB-ABFRAGEN möglich. | ||
| => | Export aller Ansprechpartner -> MS-Excel | |
| => | Export aller Ansprechpartner, wo Kundeninteresse seitens des entsprechenden | |
| Unternehmens vorliegt -> MS-Excel | ||
| Unternehmensbeschreibung (Description): | ||
| Jedem Unternehmen ist eine Description zugeordnet, die neben den Bemerkungsfeld zusätzlich | ||
| 15.000 Zeichen fassen kann.Dieser Feldtyp ist für umfangreiche Dokumentation gedacht. | ||
| So können neben eigenen Angaben auch Bildschirminhalte, die z.B. vom jeweiligen Internet Browser | ||
| mittels der COPY/PASTE Funktion in das Feld übernommen werden können, mit in die Datenbank übernommen werden. | ||
| mit OK | werden diese Daten gesichert bzw | |
| mit DELETE | wieder gelöscht. | |
| mit Export | wird der Inhalt mit den Firmendaten für externe Programme, wie z.B MS-Word, MS- Wordpad u.s.w | |
| zur Verfügung gestellt. | ||
| Um rasch erkennen zu können, ob eine Firmenbeschreibung vorhanden ist, befindet sich neben den | ||
| Description-Aufruf die Kennung VORHANDEN od. NICHT VORHANDEN. | ||
| Branchen / Branchenzuordnung: | ||
| Jedem Unternehmen kann eine Branche zugeordnet werden.Dies wird mit der Select-Funktion, die neben | ||
| dem Brachenfeld angeordnet ist, durchgeführt.Da bei vielen Unternehmen die gewerbsmäßige Hauptbranche nicht | ||
| immer gleich zu erkennen ist, kann die Branchendefinition sehr variabel selbst zugeordnet werden. | ||
| Mit der Funktion WAHL-XX kann die jeweilige Branche fix in das Branchenfeld übernommen werden. | ||
| Mittels der Suchfunktion kann der in Frage kommende Branchentyp sehr rasch ermittelt werden -> Eingabe des Suchstrings | ||
| und die in Frage kommenden Branchentypen werden rot gekennzeichnet. | ||
| Neuanlage/Ändern | => Neuer Eintrag - Hierbei ist eine Branchen-ID festzulegen, die eindeutig gegenüber den | |
| anderen Branchen definiert sein muß. In weiterer Folge erfolgt die Branchendefinition. | ||
| SICHERN -> OK bzw. ändern und wieder mit OK bestätigen. | ||
| ACHTUNG nach der Bestätigung erfolgt sofort eine alphabetische Sortierung. | ||
| Löschen | => Neben den OK-Button befindet sich der DELETE-Button mittels dessen wieder die Branche | |
| entfernt werden kann. | ||
| Die Branchen sind in Anlehnung an die Einteilung der Wirtschaftszweige in der EU NACE Rev. 2.0 | ||
| (Nomenclature statistique des activites economiques dans la Communaute europeenne) vordefiniert. | ||
| Kennzeichenaufbau: | Q 01 KRANKENHAUS (Gruppe Q= Gesundheits / Sozialwesen), | |
| I 47 GASTRONOMIE, | ||
| I 48 HOTEL, HERBERGE, PENSION (Gruppe I= Gastgewerbe, Beherbergung und Gastronomie) | ||
| Bildschirm-Maske / Eigene Felddefinitionen: | ||
| Es können 12 Felder nach eigenem Ermessen definiert werden, die in der Bildschirmmaske und allen Ausgabeberichten | ||
| dementsprechend mitberücksichtigt werden.Diese Felder können mittels der Funktion BS-MASKE/EDIT definiert werden. | ||
| Standardmäßig sind diese Felder mit Zulieferant 1 -3 bzw. LIEF1 / INFO 1, LIEF 2 / INFO 1, u.s.w gekennzeichnet. | ||
| Zu beachten ist, daß die 3 Feldtypen ZULIEFERANT 1-3 in der Funktion DB-ABFRAGEN eingebunden sind. | ||
| Zusätzlich können Sie Ihre Firmeninitialen setzen. Mit BS-MASKE/SAVE können diese Definitionen gesichert werden. | ||
| Mit BS-MASKE/RESET wieder auf Standardwerte gesetzt werden. | ||
| DATENSICHERUNG: | ||
| Die Datensicherung aller Datenbanken wird mittels der IMPORT und EXPORT Funktion durchgeführt. | ||
| Hierbei stehen 3 EXPORT/IMPORT Funktionen zur Verfügung: | ||
| => | der gesamten Unternehmensdatenbank | |
| => | der gesamten Descriptiondatenbank | |
| (jedem Unternehmen kann eine Detailbeschreibung zugeordnet werden). | ||
| => | der Branchendatenbank | |
| Die Daten können in MS-Excel weiterbearbeitet werden, sofern die Formatierung, die für die Import-Funktion | ||
| benötigt wird, beibehalten bleibt. | ||
| Beim Datenimport sollte nachfolgende Reihenfolge beachtet werden: | ||
| Im ersten Schritt sollte die Kunden-DB importiert werden - wobei alle vorhandenen Daten gelöscht werden. | ||
| Im zweiten Schritt -> Import der Description-DB | ||
| Im dritten Schritt -> Import der Branchen-DB | ||
| Hinweis: Beim Import der Description-DB werden nur alle jene Unternehmen importiert, | ||
| die auch in der Kunden-DB enthalten sind. | ||
| Fehlerbehandlung: | ||
| Die Datenbanken werden fehlertolerant vom System automatisch geführt. | ||
| Sollte trotzdem ein Problem auftreten - So kann eine Datenreorganisation durchgeführt werden -> REORG | ||
| Gleichzeitig wird der Datensatz-Zugriff optimiert; | ||
| Vorgangsweise: | ||
| - Export der drei Datenbanken (Kunden-DB, Description-DB und Branchen-DB) | ||
| - REORG (In Abhängigkeit der Datenmengen kann dieser Vorgang entsprechend andauern). | ||